En mission SAM chez un client, ce dernier m’a demandé comment je comptais aborder la mission qu’il m’avait confiée.
Ma réponse a été fort simple à savoir que je n’avais rien inventé, mais que j’allais bâtir mon plan d’activité en me basant sur les bonnes pratiques préconisées par le Gartner.
En voici la trame à adapter bien entendu en fonction de la mission et du contexte client.
Important : Avant de commencer, il faut établir clairement les objectifs attendus !
Semaine 1 à trois : Définir et communiquer sur la mission
Objectifs
- Définir clairement et simplement ce qu’est la Gestion des Actifs Logiciels et un SAM Manager
- Définir et rédiger une stratégie de Gestion des Actifs Logiciels
- Identifier les secteurs sur lesquels vont se porter les efforts dans les 12 mois à venir ainsi que les gains générés
- Identifier les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs fixés :
- Décideurs
- Intervenants
- Sources information
- Prendre contact avec eux et présenter la mission :
- Ses objectifs (gains pour l’entreprise et gains pour chacun des intervenants)
- Besoins pour réussir la mission
Jalons
- Définition Gestion des Actifs Logiciels et SAM Manager
- Fourniture proposition de stratégie de Gestion des Actifs Logiciels
- Identification des ressources nécessaires
- Présentation de la mission à toutes les personnes concernées
Livrables
- Document de définition de la Gestion des Actifs Logiciels et de la fonction de SAM Manager
- Stratégie de Gestion des Actifs Logiciels
- Compte Rendu de réunions de présentation mission
A noter : Il faut communiquer régulièrement avec les décideurs pour informer de l’état d’avancement.
Semaine Quatre à douze : Faire le point sur l’existant
Objectif
- Faire le point sur l’existant
- Contrats de licences
- Licences consommées
- Identifier les opportunités de gains rapides (priorité à la gestion des risques ou priorité à la gestion des coûts ?)
Semaine Quatre à six : Identifier et recenser tous les contrats de licences et les Preuves d’achat de licences
Objectif
- Identifier et recenser tous les contrats de licences et les Preuves d’achat de licences
Jalon
- Livrable
Livrable
- Tableau de Synthèse des licences achetées
Semaine Sept : Faire le point sur la consommation
Objectif
- Identifier et recenser toutes les licences utilisées sur :
- Serveurs
- Stations de travail
- Périphériques mobiles
- Eléments actifs
Jalon
- Livrable
Livrable
- Tableau de consommation de licences
Semaines Huit à neuf : Identification des processus internes de gestion des licences
Objectif
- Processus écrits
- Processus non écrits
- Ecarts par rapport aux bonnes pratiques
- Proposition de nouveaux processus en interaction avec :
- Gestion des Services si elle existe au sein du SIHM
- Gestion de projets
- Service Achats
- Gestion du changement
- Services commerciaux (pour les licences d’accès client des adhérents)
Jalon
- Livrable
Livrable
- Rapport de synthèse avec préconisation des processus à mettre en place par axe de priorité
Semaines Dix et onze : Etablissement d’un plan progrès rapides
Objectif
- Dégager des actions ciblées sur un ou plusieurs éditeurs ayant pour finalité de :
- Réaliser des économies
- Réduire les risques de non-conformité en cas d’audit de licences par un éditeur en anticipant
Actions
- Lister les dix éditeurs les plus présents au sein du SIHM en terme de :
- Volumétrie de licences
- Coût financier
- Sur chacun des éditeurs identifier :
- Les logiciels qui ne sont plus utilisés
- Les logiciels déployés en plusieurs versions
- Verrouiller le processus d’achat et de déploiement pour toute nouvelle demande
- Établir un macro-planning de mise en conformité pour chacun des dix éditeurs en fonction de leur importance avec les actions suivantes :
- Consolidation des licences acquises
- Consolidation des licences consommées
- Réconciliation entre l’acquis et le consommé
- Production d’un document de synthèse par éditeur sous la forme d’un tableau
Jalon
- Livrable
Livrable
- Plan de Progrès Rapides (QuickWin)
Semaine douze : Production et présentation du rapport de synthèse
Objectifs
Convaincre toutes les parties prenantes du SIHM de l’importance de la mise en place d’une démarche SAM en présentant :
- Constat
- Licences
- Acquis
- Consommé
- Écart
- Processus
- Existant
- Recommandations
- Écart
- Degré de maturité SAM du SIHM
- Axes d’amélioration avec retour sur investissement (ROI)
- A six mois
- A douze mois
- A dix-huit mois
- Licences
Jalon
- Réunion de présentation
Livrables
- PPT de présentation
- Document Word final
Voilà c’est tout simple, il suffit de bien structurer, de bien communiquer et surtout, surtout, surtout :
- De ne froisser personne
- De penser en matière de gains pour l’entreprise cliente
- De trouver et de s’appuyer sur les bons sponsors
- De garder à l’esprit que ce n’est que du bon sens et de l’organisation
Source :
Gartner, ToolKitfor the first 100 days as a software Asset Manager: