SAM : 100 jours pour réussir le lancement

En mission SAM chez un client, ce dernier m’a demandé comment je comptais aborder la mission qu’il m’avait confiée.

Ma réponse a été fort simple à savoir que je n’avais rien inventé, mais que j’allais bâtir mon plan d’activité en me basant sur les bonnes pratiques préconisées par le Gartner.

En voici la trame à adapter bien entendu en fonction de la mission et du contexte client.

Important : Avant de commencer, il faut établir clairement les objectifs attendus !

 

Semaine 1 à trois : Définir et communiquer sur la mission

 

Objectifs

 

• Définir clairement et simplement ce qu’est la Gestion des Actifs Logiciels et un SAM Manager
• Définir et rédiger une stratégie de Gestion des Actifs Logiciels
• Identifier les secteurs sur lesquels vont se porter les efforts dans les 12 mois à venir ainsi que les gains générés
• Identifier les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs fixés :
  • Décideurs
  • Intervenants
  • Sources information
• Prendre contact avec eux et présenter la mission :
  • Ses objectifs (gains pour l’entreprise et gains pour chacun des intervenants)
  • Besoins pour réussir la mission

Jalons

• Définition Gestion des Actifs Logiciels et SAM Manager
• Fourniture proposition de stratégie de Gestion des Actifs Logiciels
• Identification des ressources nécessaires
• Présentation de la mission à toutes les personnes concernées

Livrables

• Document de définition de la Gestion des Actifs Logiciels et de la fonction de SAM Manager
• Stratégie de Gestion des Actifs Logiciels
• Compte Rendu de réunions de présentation mission

 

A noter : Il faut communiquer régulièrement avec les décideurs pour informer de l’état d’avancement.

 

Semaine Quatre à douze : Faire le point sur l’existant

Objectif

• Faire le point sur l’existant
  • Contrats de licences
  • Licences consommées
• Identifier les opportunités de gains rapides (priorité à la gestion des risques ou priorité à la gestion des coûts ?)

 

 

Semaine Quatre à six : Identifier et recenser tous les contrats de licences et les Preuves d’achat de licences

Objectif

• Identifier et recenser tous les contrats de licences et les Preuves d’achat de licences

Jalon

• Livrable

Livrable

• Tableau de Synthèse des licences achetées

 

Semaine Sept : Faire le point sur la consommation

Objectif

• Identifier et recenser toutes les licences utilisées sur :
  • Serveurs
  • Stations de travail
  • Périphériques mobiles
  • Eléments actifs

Jalon

• Livrable

Livrable

• Tableau de consommation de licences

 

Semaines Huit à neuf : Identification des processus internes de gestion des licences

Objectif

• Processus écrits
• Processus non écrits
• Ecarts par rapport aux bonnes pratiques
• Proposition de nouveaux processus en interaction avec :
  • Gestion des Services si elle existe au sein du SIHM
  • Gestion de projets
  • Service Achats
  • Gestion du changement
  • Services commerciaux (pour les licences d’accès client des adhérents)

Jalon

• Livrable

Livrable

• Rapport de synthèse avec préconisation des processus à mettre en place par axe de priorité

 

Semaines Dix et onze : Etablissement d’un plan progrès rapides

Objectif

• Dégager des actions ciblées sur un ou plusieurs éditeurs ayant pour finalité de :
  • Réaliser des économies
  • Réduire les risques de non-conformité en cas d’audit de licences par un éditeur en anticipant

Actions

• Lister les dix éditeurs les plus présents au sein du SIHM en terme de :
  • Volumétrie de licences
  • Coût financier
• Sur chacun des éditeurs identifier :
  • Les logiciels qui ne sont plus utilisés
  • Les logiciels déployés en plusieurs versions
• Verrouiller le processus d’achat et de déploiement pour toute nouvelle demande
• Établir un macro-planning de mise en conformité pour chacun des dix éditeurs en fonction de leur importance avec les actions suivantes :
  • Consolidation des licences acquises
  • Consolidation des licences consommées
  • Réconciliation entre l’acquis et le consommé
• Production d’un document de synthèse par éditeur sous la forme d’un tableau

Jalon

• Livrable

Livrable

• Plan de Progrès Rapides (QuickWin)

 

Semaine douze : Production et présentation du rapport de synthèse

Objectifs

Convaincre toutes les parties prenantes du SIHM de l’importance de la mise en place d’une démarche SAM en présentant :

• Constat
  • Licences
    • Acquis
    • Consommé
    • Écart
  • Processus
    • Existant
    • Recommandations
    • Écart
  • Degré de maturité SAM du SIHM
  • Axes d’amélioration avec retour sur investissement (ROI)
    • A six mois
    • A douze mois
    • A dix-huit mois

Jalon

• Réunion de présentation

Livrables

• PPT de présentation
• Document Word final

 

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Voilà c’est tout simple, il suffit de bien structurer, de bien communiquer et surtout, surtout, surtout :

• De ne froisser personne
• De penser en matière de gains pour l’entreprise cliente
• De trouver et de s’appuyer sur les bons sponsors
• De garder à l’esprit que ce n’est que du bon sens et de l’organisation

Source :
Gartner, ToolKitfor the first 100 days as a software Asset Manager: