En mission SAM chez un client, ce dernier m’a demandé comment je comptais aborder la mission qu’il m’avait confiée.

Ma réponse a été fort simple à savoir que je n’avais rien inventé, mais que j’allais bâtir mon plan d’activité en me basant sur les bonnes pratiques préconisées par le Gartner.

En voici la trame à adapter bien entendu en fonction de la mission et du contexte client.

Important : Avant de commencer, il faut établir clairement les objectifs attendus !

 

Semaine 1 à trois : Définir et communiquer sur la mission

 

Objectifs

 

  • Définir clairement et simplement ce qu’est la Gestion des Actifs Logiciels et un SAM Manager
  • Définir et rédiger une stratégie de Gestion des Actifs Logiciels
  • Identifier les secteurs sur lesquels vont se porter les efforts dans les 12 mois à venir ainsi que les gains générés
  • Identifier les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs fixés :
    • Décideurs
    • Intervenants
    • Sources information
  • Prendre contact avec eux et présenter la mission :
    • Ses objectifs (gains pour l’entreprise et gains pour chacun des intervenants)
    • Besoins pour réussir la mission

Jalons

  • Définition Gestion des Actifs Logiciels et SAM Manager
  • Fourniture proposition de stratégie de Gestion des Actifs Logiciels
  • Identification des ressources nécessaires
  • Présentation de la mission à toutes les personnes concernées

Livrables

  • Document de définition de la Gestion des Actifs Logiciels et de la fonction de SAM Manager
  • Stratégie de Gestion des Actifs Logiciels
  • Compte Rendu de réunions de présentation mission

 

A noter : Il faut communiquer régulièrement avec les décideurs pour informer de l’état d’avancement.

 

Semaine Quatre à douze : Faire le point sur l’existant

Objectif

  • Faire le point sur l’existant
    • Contrats de licences
    • Licences consommées
  • Identifier les opportunités de gains rapides (priorité à la gestion des risques ou priorité à la gestion des coûts ?)

 

 

Semaine Quatre à six : Identifier et recenser tous les contrats de licences et les Preuves d’achat de licences

Objectif

  • Identifier et recenser tous les contrats de licences et les Preuves d’achat de licences

Jalon

  • Livrable

Livrable

  • Tableau de Synthèse des licences achetées

 

Semaine Sept : Faire le point sur la consommation

Objectif

  • Identifier et recenser toutes les licences utilisées sur :
    • Serveurs
    • Stations de travail
    • Périphériques mobiles
    • Eléments actifs

Jalon

  • Livrable

Livrable

  • Tableau de consommation de licences

 

Semaines Huit à neuf : Identification des processus internes de gestion des licences

Objectif

  • Processus écrits
  • Processus non écrits
  • Ecarts par rapport aux bonnes pratiques
  • Proposition de nouveaux processus en interaction avec :
    • Gestion des Services si elle existe au sein du SIHM
    • Gestion de projets
    • Service Achats
    • Gestion du changement
    • Services commerciaux (pour les licences d’accès client des adhérents)

Jalon

  • Livrable

Livrable

  • Rapport de synthèse avec préconisation des processus à mettre en place par axe de priorité

 

Semaines Dix et onze : Etablissement d’un plan progrès rapides

Objectif

  • Dégager des actions ciblées sur un ou plusieurs éditeurs ayant pour finalité de :
    • Réaliser des économies
    • Réduire les risques de non-conformité en cas d’audit de licences par un éditeur en anticipant

Actions

  • Lister les dix éditeurs les plus présents au sein du SIHM en terme de :
    • Volumétrie de licences
    • Coût financier
  • Sur chacun des éditeurs identifier :
    • Les logiciels qui ne sont plus utilisés
    • Les logiciels déployés en plusieurs versions
  • Verrouiller le processus d’achat et de déploiement pour toute nouvelle demande
  • Établir un macro-planning de mise en conformité pour chacun des dix éditeurs en fonction de leur importance avec les actions suivantes :
    • Consolidation des licences acquises
    • Consolidation des licences consommées
    • Réconciliation entre l’acquis et le consommé
  • Production d’un document de synthèse par éditeur sous la forme d’un tableau

Jalon

  • Livrable

Livrable

  • Plan de Progrès Rapides (QuickWin)

 

Semaine douze : Production et présentation du rapport de synthèse

Objectifs

Convaincre toutes les parties prenantes du SIHM de l’importance de la mise en place d’une démarche SAM en présentant :

  • Constat
    • Licences
      • Acquis
      • Consommé
      • Écart
    • Processus
      • Existant
      • Recommandations
      • Écart
    • Degré de maturité SAM du SIHM
    • Axes d’amélioration avec retour sur investissement (ROI)
      • A six mois
      • A douze mois
      • A dix-huit mois

Jalon

  • Réunion de présentation

Livrables

  • PPT de présentation
  • Document Word final

 


Voilà c’est tout simple, il suffit de bien structurer, de bien communiquer et surtout, surtout, surtout :

  • De ne froisser personne
  • De penser en matière de gains pour l’entreprise cliente
  • De trouver et de s’appuyer sur les bons sponsors
  • De garder à l’esprit que ce n’est que du bon sens et de l’organisation

Source :
Gartner, ToolKitfor the first 100 days as a software Asset Manager: 

 

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